Neevidovanie všetkých dokladov a dokumentov z verejného obstarávania

Opis kontrolného zistenia

Neevidovanie všetkých dokladov a dokumentov z verejného obstarávania.

Legislatíva/zhodnotenie

§ 117 ods. 8 zákona č. 343/2015 Z.z. o verejnom obstarávaní.

Verejný obstarávateľ eviduje všetky doklady a dokumenty a uchováva ich počas desiatich rokov
od uzatvorenia zmluvy, ak osobitný predpis neustanovuje inak.

§ 24 ods. 1 zákona č. 343/2015 Z.z. o verejnom obstarávaní.

Verejný obstarávateľ a obstarávateľ sú povinní zdokumentovať celý priebeh verejného obstarávania s dôrazom na preskúmateľnosť rozhodnutí prijatých vo všetkých fázach verejného obstarávania, bez ohľadu na použité prostriedky komunikácie. Na tento účel evidujú kompletnú dokumentáciu, ktorú uchovávajú desať rokov odo dňa odoslania oznámenia o výsledku verejného obstarávania, ak osobitný predpis neustanovuje inak; rovnopis zmluvy, rámcovej dohody alebo koncesnej zmluvy uchovávajú počas celej doby jej trvania.

Odporúčanie

Všetky doklady a dokumenty z verejného obstarávania evidovať v registratúrnom denníku, prípadne v rámci registratúrneho poriadku vymedziť dokumentáciu z verejného obstarávania ako špeciálnych druh registratúrneho záznamu, ktorý sa bude evidovať v samostatnej evidencii, napr. na spisových hárkoch (podobne ako účtovné doklady v rámci účtovníctva). Evidovať všetky doklady a dokumenty vypracované pri verejnom obstarávaní, a to aj zápisnicu z otvárania a vyhodnotenia ponúk, správu z vyhodnotenia prieskumu trhu a všetky predložené ponuky.