Zápis z online stretnutia

Na pracovnom stretnutí, ktoré sa uskutočnilo 28.05.2024 so zástupcami stredných škôl KSK sme sa dohodli na týchto bodoch:

Evidencia doručených/odoslaných záznamov – vnútorných v IS Fabasoft

Doručený záznam-vnútorný, ktorý je doručený z úradu:

– postup vo všeobecnosti by bol naopak ako v prípade odoslaného záznamu-vnútorného:

Doručený el. záznam cez IS Fabasoft vložíte do nového či existujúceho spisu.
Následne tento záznam stiahnete na plochu.

/v Edupage pošlete záznam na oprávnenú osobu, ktorá po vyriešení pridelenej „úlohy“ vám dá spätnú informáciu – čo teda môže byť aj konkrétny záznam, ktorý oprávnená osoba „podateľňa“ sprocesuje a odošlete na KSK /.

Otvoríte Edupage a záznam zaevidujete s tým, že ho vložíte do nového či existujúceho spisu a do hlavného dokumentu naimportujete záznam z bodu a), ktorý vám bol doručený z úradu.

Odoslaný záznam-vnútorný, ktorý je odosielaný na úrad:

Záznam – odosielaný na úrad t. j. Odoslaný záznam- vnútorný – zaevidujete najskôr v aSc Registratúre rozšírenú o modul eGovernment, ktorú máte v Edupage (ďalej len „Edupage“) a následne doplníte číslo na záznam.
Zaevidovaný záznam naskenujte či stiahnete na plochu/do foldra...
Otvoríte IS Fabasoft – vytvoríte spis a v ňom záznam – odoslaný záznam- vnútorný, forma originálu „elektronická“ a naimportujete do hlavného dokumentu záznam t. j. to čo ste sťahovali v bode b) a odosielate na úrad. Ak je záznam vytlačený a podpísaný, tak aj tak v tomto prípade vyberáte formu „elektronickú“, pretože listine nič na úrad nedoručujete. V spise, ktorý máte vedený v Edupage záznam nechávate presne v takej forme ako ste ho riešili na začiatku t. j. buď listinná forma (ak je vytlačený a podpísaný) alebo elektronická forma (ak má autorizačnú doložku).

Aby ste mali priebežný prehľad, odporúčam, aby ste si nad záznamy písali spisové čísla (vrátane evidenčného) – pre vás je nosný Edupage, nakoľko v tom systéme bude robiť aj vyraďovacie konanie (mohlo by to byť aj tak, že spisové číslo vrátane evidenčného čísla z IS Fabasoft, napíšte do roho vpravo hore, teda tak aby bolo aj vizuálne oddelené od čísla z Edupage).

Pre rýchlejšiu orientáciu by bolo vhodné si dávať do názvu veci, ktorú vypĺňate pri vytváraní spisu aj číslo z Edupage a naopak t. j. v spise, ktorý vytvoríte v IS Fabasoft doplníte aj číslo z Edupage (pr.: Vec: Rozpočtové opatrenia I. polrok 2024 (IS Fabasoft: 00001/2024/VUCKE).

V IS Fabasoft bude vhodné si dať na začiatok niekoľko spisov, ktoré budú mať charakter tzv. zberných spisov a do ktorých budete vkladať doručené i odosielané záznamy (napr. spis – Rozpočtové opatrenia, spis: Inventarizácia...). Po určitom období zhodnotíte či toto riešenie bude postačujúce, alebo potrebuje mať spisy ešte viac rozčlenené.