Uzatváranie niektorých druhov spisovej agendy
Usmernenie pre OvZP (najmä školy a školské zariadenia) pri uzatváraní niektorých druhov spisovej agendy.
1. Prehodnotiť lehotu uloženia pri denníkoch výchovných skupín či plánov
Bolo by vhodné, aby ste viedli dve knihy hostí/ubytovaných hl. kvôli registratúre t.j. zvlášť tí, ktorí majú trvalý pobyt na Slovensku a tí, ktorí trvalý pobyt na Slovensku nemajú.
Tí, ktorí spadajú do skupiny s trvalým pobytom – tu nie je potrebná Reg. značka s hodnotou znaku „A“.
Tí, ktorí spadajú do skupiny bez trvalého pobytu – tu je potrebná Reg. značka s hodnotou znaku „A“.
2. Dátum vzniku – je dátum prvého zápisu napr. kedy bol zaevidovaný ubytovaný/hosť.
3. Dátum uzavretia – je dátum „najnovšieho“ zápisu napr. kedy odišiel hosť. To nemusí byť primárne posledný zaevidovaný ubytovaný v knihe. Je to posledný najnovší dátum odchodu ubytovaného, ktorý je uvedený v knihe pr. Ubytovaný prišiel a bol zaevidovaný 01.09.2023 alebo odišiel 30.06.2024. Tento ubytovaný je v knihe ako ubytovaný č.1 po ňom prichádzali i odchádzali ubytovaní. Spolu za celý rok ich bolo 1000, no on bol jediný čo odišiel ako posledný t.j. 30.06.2024 takže posledný zápis – dátum uzavretia je 30.06.2024.
4. Označenie denníkov - tento druh denníkov je potrebné označiť (stačí rukou napísať na obal):
- Registratúrnou značkou
- Lehotou uloženia
- Znakom hodnoty
5. Ukončenie denníkov - v každej knihe po poslednom zápise napr. na konci kalendárneho roka alebo školského roka je potrebné urobiť hrubá čiaru a napísať dátum uzavretia knihy – čo by malo korešpondovať s posledných najnovším dátumom odchodu ubytovaného.
Autor/zdroj:
Anna Litavcová
Zverejnil:
Ing. Peter Kupčík
Vytvorené:
13.03.2024 13:45
Upravené:
13.03.2024 13:50
